Các tips để quản lý bàn mà mọi chủ nhà hàng cần biết
Quản lý và sắp xếp chỗ ngồi cho khách tại các bàn – nghe tưởng chừng như một công việc đơn giản chỉ là nắm được những địa điểm bàn trống phù hợp trong nhà hàng và dẫn khách tới, thế nhưng trên thực thế đâu chỉ có vậy!
Quản lý bàn là một công việc bao gồm rất nhiều những đầu việc mà bạn cần phải nắm rõ như biết sơ đồ tầng của nhà hàng của bạn, bàn nào được lấp đầy và có bao nhiêu người, khách đã ngồi ở đó bao lâu, thời gian dọn bàn và tính toán số lượng khách tiếp theo để ngồi vào những bàn trống đó. Và vì thế, tần suất dọn bàn càng nhiều đồng nghĩa với việc lợi nhuận mà bạn thu được ngày càng gia tăng. Khi bạn biết cách quản lý và sắp xếp khách vào các bàn một cách phù hợp thì việc khách phải chờ đợi lâu sẽ giảm đi đáng kể, tăng trải nghiệm tốt và liền mạch khi dùng bữa tại quán của bạn.
Không những vậy, quản lý bàn ăn hiệu quả cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình, khả năng phục vụ và lượng khách của nhà hàng. Ví dụ: nếu vào Thứ Hai, lượng khách dùng bữa tại tiệm thường vắng hơn so với cuối tuần thì bạn có thể linh động giảm số lượng nhân viên trong 1 ca vào ngày đó. Điều chỉnh đội ngũ nhân viên và việc chuẩn bị thức ăn dựa trên những điều này giúp bạn không bị lãng phí ngân sách về lâu dài.
Vậy thì làm thế nào để có thể quản lý bàn cho nhà hàng một cách hiệu quả? Hãy cùng Thursday tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Đầu tư vào một hệ thống POS thông minh với chức năng quản lý bàn
Hãy quên việc gạch chéo các bàn trên một sơ đồ chỗ ngồi bằng giấy và bút, chạy đi chạy lại nhiều lớp và nhìn vào phòng ăn để xem liệu một bàn cuối cùng đã trả séc hay chưa. Một nhà hàng có hệ thống phần mềm quản lý bán hàng đa nhiệm như Thursday POS sẽ giúp bạn tối đa việc theo dõi tổng thể, bàn nào đã hoặc đang chuẩn bị được dọn, cũng như tình hình doanh thu thay đổi thế nào, tự động cập nhật tại mọi thời điểm. Với Thursday, bạn cũng có thể dễ dàng chạy các báo cáo bán hàng thông qua hệ thống để có những thông tin chi tiết về cách mà nhà hàng đang thực sự hoạt động. Với thông tin đó, bạn có thể đưa ra các chiến lược phù hợp để tạo ra dịch vụ hiệu quả hơn và trải nghiệm khách hàng tốt hơn, đồng thời tiết kiệm chi phí một cách hữu hiệu nhất.
Chi phí cho một gói quản lý kinh doanh nhà hàng mà Thursday đang cung cấp sẽ phụ thuộc vào các chức năng mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể bắt đầu sử dụng Thursday để quản lý nhà hàng của mình hoàn toàn miễn phí với gói Standard, và cân nhắc nâng gói nếu muốn có thêm các tính năng đặc biệt hỗ trợ công việc kinh doanh của bạn. Mặc dù đó có thể là một quyết định khiến bạn phải cân nhắc, nhưng chắc chắn Thursday sẽ là một khoản đầu tư cực đúng đắn dành cho bạn khi việc quản lý bàn trở nên dễ dàng và khoa học hơn, giảm các chi phí nhân sự không cần thiết và tăng các cơ hội phục vụ khách mới.
Tạo khối lượng công việc đồng đều cho các nhân viên phục vụ
Đây là một điều cơ bản để quản lý bàn trong nhà hàng của bạn nhưng lại rất dễ dàng bị bỏ qua – đặc biệt là khi mọi công việc trong nhà hàng trở nên bận rộn. Để công việc phục vụ có thể đảm bảo chất lượng tốt, tiết kiệm được công sức và thời gian thì bạn cần bố trí từng nhân viên phải có một khu vực quản lý nhất định để có thể sát sao và phụ trách trực tiếp việc phục vụ từng khách hàng. Bởi khi phân bố nhân viên không đồng đều ở từng khu vực bàn (có nhân viên phụ trách quá nhiều bàn kín khách, hay nhiều nhóm khách đến cùng một lúc,…) trong khi ở một số khu vực khác lại luôn trống bàn có thể khiến khối lượng của một số nhân viên phục vụ bị quá tải và làm giảm chất lượng dịch vụ cho khách hàng của bạn. Vì vậy, việc quản lý bàn có tối ưu hay không cũng sẽ tuỳ thuộc vào việc bạn phân bổ khối lượng cho nhân viên của mình có đồng đều hay không.
Tùy chỉnh các bàn theo không gian và vị trí trong nhà hàng của bạn
Bạn cũng sẽ cần tính đến diện tích không gian của bạn và phân loại nhóm khách hàng mà bạn phục vụ. Ví dụ: nếu bạn đang ở một địa điểm du lịch nổi tiếng và bạn có nhiều nhóm lớn, thì bạn nên có sẵn một số bảng lớn để có thể chuyển đổi thành các tùy chọn nhỏ hơn nếu cần.
Một cách để đảm bảo bạn có chỗ ngồi phù hợp cho khách hàng của mình là theo dõi quy mô những sự kiện hoặc bữa tiệc mà bạn phục vụ mỗi ngày. Sau đó, bạn sẽ sử dụng dữ liệu đó để xác định kích thước bàn nào sẽ là lựa chọn hữu ích nhất tùy theo từng hoàn cảnh.
Tạo quy trình dịch vụ tại bàn cho các nhân viên phục vụ
Để có trải nghiệm khách hàng tốt nhất, bạn cần đảm bảo ly nước của khách hàng luôn đầy, đồ dùng cho việc ăn uống luôn được cung cấp đầy đủ và kịp thời từ các nhiên viên phục vụ. Và đó là lý do bạn cần xây dựng quy trình cung cấp dịch vụ tại bàn cho các nhân viên phục vụ với những bàn họ chịu trách nhiệm để đảm bảo trải nghiệm xuyên suốt của khách hàng. Bạn hãy luôn làm rõ những mong đợi của bạn đối với hoạt động dịch vụ, chăm sóc thực khách khi đào tạo các nhân viên, cũng như lắng nghe và cung cấp phản hồi từ họ một cách thường xuyên.
Nắm rõ quy trình chuyển bàn
Bạn có thể biết thời gian trung bình của một bàn được khách dùng trong nhà hàng của bạn, nhưng không thể kiểm soát thời gian dùng bữa của từng người một cách cụ thể. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể kiểm soát thời gian thay đổi lượt khách tại đó. Hãy suy nghĩ về tất cả những việc cần phải làm giữa những bàn vừa có khách rời đi và việc đón khách ngồi ngay tiếp theo, để từ đó tạo một quy trình thu dọn khoa học, được tận dụng tối đa mỗi phút, bởi bàn dọn dẹp và đặt lại trạng thái trống càng nhanh thì khách mới có thể ngồi càng nhanh, đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều tiềm năng bán hàng hơn.
Sử dụng thông tin chi tiết để hỗ trợ các nhân viên
Khi theo dõi các dữ liệu từ hệ thống POS, bạn nắm được khả năng phục vụ khách hàng từ từng nhân viên và đưa ra, hướng dẫn họ các kĩ năng phục vụ, cũng như dọn dẹp thế nào cho hiệu quả một cách chi tiết. Bằng cách này, bạn sẽ có thể xem nhân viên nào đang có năng lực phục vụ số lượng khách nhiều hay ít, để từ đó có các kế hoạch điều chỉnh, đào tạo bổ túc hữu hiệu và nghĩ ra các cơ hội khác nhau để tăng doanh số bán hàng.
Lưu lại thông tin, các ghi nhớ cần thiết về khách hàng của bạn
Các nhà hàng quản lý bàn ăn hiệu quả sẽ tạo ra trải nghiệm liền mạch hơn mà khách hàng muốn quay lại. Khi bạn bắt đầu xây dựng nhóm khách hàng trung thành của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đang ghi chú (thông qua phần mềm quản lý nhà hàng Thursday POS & Marketing) về sở thích của những khách hàng đó và họ thường dùng bữa trong bao lâu.
Bằng việc biết rõ các khách hàng của bạn thích gì và hoạt động dùng bữa của họ thông thường sẽ thế nào, trong thời gian bao lâu có thể giúp nhân viên của bạn cung cấp bữa ăn hoàn chỉnh với sự phục vụ chu đáo, đồng thời giúp bạn dự đoán khi nào có thể chuyển bàn.
Vì vậy, quản lý bàn tốt sẽ mang lại những lợi ích cực kì quan trọng cho nhà hàng của bạn như giúp tăng doanh số bán hàng, giữ cho khách hàng hài lòng và tiết kiệm tối đa ngân sách. Tất cả những điều này dẫn đến tăng doanh thu, và đặc biệt giúp cho nhà hàng của bạn có thể phát triển một cách bền vững trong tương lai. Hãy liên hệ với Thursday để tìm hiểu và cài đặt phần mềm ngay nhé!
